Notionでプロジェクトと作業を手動でリンクしてたら時間がかかりすぎて困ってた。新しいタスクができるたびに、いちいちリレーション設定するのってめんどくさいよね。実は自動化する方法があるから、今は作業時間が半分以下になった。
無料で使えるテンプレートとフィルターの組み合わせ
最初は有料プランに抵抗があったから、無料でできる方法を探してみた。一番簡単なのはテンプレートとフィルターを組み合わせる方法。
まずプロジェクトDBと作業DBをリレーションでつなぐ。次にプロジェクトDBにテンプレートを作って、その中に作業DBをリンクとして入れる。ポイントはフィルター設定。リレーション属性を「現在のページ」に一致させればOK。
これで新しいプロジェクトを作るときにテンプレートを使えば、作業が自動的にそのプロジェクトとつながる。完全自動じゃないけど、クリック数回で終わるから十分便利。
実際にこの方法で週次タスク管理してみたら、プロジェクト作成時間が5分から30秒に短縮できた。特に繰り返しプロジェクトが多い人にはかなり使える。
Notion有料プランの自動化機能を使ってみる
会社でNotion有料プランを使うようになって、本当の自動化を体験した。データベース上部にある雷マークが自動化ボタン。
設定方法は思ったより簡単：
- トリガーで「新しいページが作成されたとき」を選ぶ
- アクション追加でページ編集位置を選択
- リレーション属性で連携する値を指定
- 条件設定で特定のキーワードやタグごとに違う連携も可能
たとえばタイトルに「ブログ」が入ってたら自動でブログプロジェクトと連携、「開発」が入ってたら開発プロジェクトと連携するように設定した。今は新しいタスクを作るだけで勝手に適切なプロジェクトとつながる。
月に1〜2回くらい自動化ルールをチェックして調整してるけど、これだけで週に2〜3時間は節約できてる。
外部ツールでもっと複雑な自動化を実現
Notion APIとMakeやZapierみたいな外部ツールを使えば、もっと複雑な自動化ができる。最初は難しそうだったけど、一度設定したらほんとに楽になった。
Googleフォームで受け取ったデータを自動でNotionのDBに追加しながら、関連プロジェクトと連携することも可能。Makeを使えばビジュアルでワークフローを作れるから、コーディングできなくても大丈夫。
主にこんな場面で使ってる：
- 外部フォームのデータをNotionに自動入力
- 特定条件で複数DB間の複雑な連携
- 双方向同期が必要なとき
Zapierは無料プランで月100タスクまで、Makeは月1000タスクまで無料。個人利用なら無料プランで十分足りる。
ただしリレーション属性を自動化するには「Code by Zapier」機能を使う必要があって、ちょっとだけJavaScriptの知識がいる。でもGoogleで見つけたコードをちょっと修正すれば使えるから、そんなに構えなくても大丈夫。
毎日繰り返すデータベース連携作業があるなら、一度は自動化を試してみるといい。最初の設定に1〜2時間かかっても、その後はずっと時間を節約できる。今はもうNotionなしでは仕事が考えられないくらい自動化に慣れてしまった。