Notionで業務を自動化しようとして、かえって複雑になった経験ない？私も最初はNotionの自動化が万能だと思ってたんだけど、実際に使ってみたら思ったより制限が多かった。特にこの3つは本当に時間の無駄だったな。
データベースを連携すればするほど遅くなる問題
Notionの一番の売りってデータベース間のリレーション機能じゃない。プロジェクトDB、タスクDB、スケジュールDBを連携させて、自動で情報が更新されるようにしようとしたんだよね。最初はうまく動いてるように見えたけど、DBが3つ、4つと増えていくと、読み込みがもうイライラするくらい遅くなった。
例えばプロジェクトのステータスを変更すると、連携してる全部のDBが更新されるのに5秒以上かかるんだよ。仕事中に5秒も待つってどれだけストレスか分かる？結局リレーションは最小限にして、本当に必要なものだけ連携させて使ってる。
もっと大きな問題は、データが蓄積されるほど遅くなるってこと。最初の数ヶ月は大丈夫だったけど、1年くらい経つとDBを開くのすら重くなった。外部の自動化ツールのMakeやZapierも連携してみたけど、これも設定が複雑すぎて、むしろ手動でやった方がマシなくらいだった。
すべてを自動化しようとして起きた副作用
「Notionにすべてを入れれば人生が自動化される」っていうYouTube動画見て真似したら、完全に失敗した。日記、読書記録、運動記録、食事管理、なんと水を飲んだ回数までDBにして自動化しようとしたんだよ。
問題は、これ全部を入力すること自体が労働になったってこと。毎朝Notionを開いて、昨日何食べたか、何時に寝たか、運動はどれくらいしたか、いちいち入力するだけで30分もかかった。自動化するために作ったシステムが、むしろより多くの時間を奪ってるわけ。
特にルールが複雑な業務は自動化がほぼ不可能だった。例えば「メールの内容によって自動でタグ付け」みたいなのは、条件が多すぎて設定してる途中で諦めた。手動で5秒でタグ付けする方が、自動化ルールを1時間かけて作るより効率的だったんだよね。
結局今は本当に繰り返しの単純作業だけ自動化して使ってる。毎週の定例会議の議事録テンプレート生成とか、プロジェクト完了時の自動アーカイブくらいかな。
画像とファイルの自動保存の限界
Notionで一番残念な部分がまさにこれ。メールで受け取った添付ファイルとか、Googleドライブのファイルを自動でNotionに保存しようと本当に何度も試したけど、結局失敗した。
Notion APIが画像やファイルアップロードをちゃんとサポートしてないから、回り道する方法を探してみたけど、複雑すぎて不安定だった。自動化設定しても数日はうまくいって、突然止まることが多くて、なんで動かないのか探すのも一苦労だった。
特にAIで生成したマークダウンコンテンツを自動でNotionに入力するのも制限が多かった。テキストはある程度できるけど、画像や複雑な書式が入ると壊れたり、そもそも入力されなかったり。
今は重要なファイルは普通に手動でアップロードしてる。自動化しようと格闘する時間で、ドラッグ＆ドロップで上げた方がずっと速いんだよね。
こういう失敗を経験して分かったのは、Notionの自動化は万能じゃないってこと。単純で繰り返しの作業には本当に便利だけど、複雑な業務や例外が多い仕事にはむしろ邪魔になることもある。何より自動化自体が目的になっちゃダメで、本当に必要な部分だけ選んで使うのが大事なんだと思う。
みんなはNotionの自動化でどんな困難に遭遇した？私みたいに失敗した経験があれば、それがむしろもっといい方法を見つけるきっかけになるかもしれないよ。