Notionの標準機能だけで、日常業務の7割は自動化できるって知ってた？ 難しいAPI設定とか外部ツールの連携なしでも、データベースの自動化と数式機能を使えば、プロジェクト管理がめちゃくちゃ楽になるんだよ。実際、私はこれだけで週次レポートの作成時間を2時間から10分に短縮できた。
Notionの標準機能でここまでできる
Notionの基本的な自動化機能って、思ってるより強力なんだよね。プロジェクトに新しいページが追加されたら、自動で担当者が割り当てられて、期限も設定されて、関連するチェックリストまで勝手に作られる。
特に数式（Formula）機能がマジで便利。日付計算とか、進捗率の自動計算、ステータスごとのタグ付けとか、コード書かなくても全部できちゃう。たとえば期限まで3日切ったら自動で「緊急」タグがついて、完了率が80％超えたら「最終段階」にステータスが変わるように設定してる。
テンプレート機能も外せないよね。毎週繰り返す会議録とかプロジェクト企画書をテンプレートにしておけば、クリック一発で全部の構造と基本情報が自動入力される。Notion AIを使った文書要約や翻訳機能も、特別な設定なしですぐ使えるし。
外部連携が必要になる瞬間
でも全部が完璧ってわけじゃない。Googleカレンダーに予定を自動追加したり、Slackにお知らせを送るのは、Notionだけじゃ無理なんだよね。メールで受けた問い合わせをNotionのデータベースに自動登録するには、結局ZapierとかMakeみたいな外部の自動化ツールが必要になる。
複雑な条件設定も限界がある。「A条件とB条件が両方満たされて、かつCの状態じゃないときだけ動作」みたいな、複数条件の組み合わせはまだ難しい。複数のデータベース間の複雑な同期とか、外部AIサービス（ChatGPTとか）との連携も、APIなしじゃ実現できないんだ。
実際、私も顧客問い合わせの自動分類システムを作ろうとして挫折したことがある。メールで来た問い合わせを自動でカテゴリー分けして担当者を割り当てるのは、Notionの標準機能だけじゃ限界があったから。
今すぐ使える実践テクニック
Notionの自動化を始めるなら、こんなことから試してみて：
- プロジェクトのステータスが「完了」になったら自動で完了日を入力
- 担当者が決まったら該当スタッフに自動通知を送信
- 期限1週間前に自動で「注意」タグを追加
- 特定のタグがついたら関連チェックリストを自動生成
- 進捗率の計算式でプロジェクト状況を一目で把握
こんな簡単な自動化だけでも、業務効率は確実に上がる。私はこういう設定を一つずつ追加しながら、繰り返し作業の時間を徐々に減らしていった。
Notionの自動化機能は今も進化し続けてる。最近はフォーム機能も追加されて、外部からの入力を受けてデータベースに自動登録することもできるようになった。完璧じゃないけど、日常業務のほとんどには十分使えるレベルだよ。
複雑な設定に時間をかけるより、今すぐ使える機能から一つずつ試してみたらどう？ 小さな自動化が積み重なって、大きな変化を生み出すから。