MacのShortcutsアプリを使えば、iCloudフォルダの整理を自動化できるんです。ダウンロードフォルダに溜まった1週間以上前のファイルを「Old_Files」フォルダに自動で移動させたり、写真のファイル名を日付形式に一括変更したりする作業を、ショートカットとして作っておけば、毎回手動で整理する必要がなくなります。
権限設定をしないと途中で止まっちゃうから注意
システム設定から「プライバシーとセキュリティ」に入って、「ファイルとフォルダ」の項目でショートカットアプリの権限を許可します。ショートカットアプリの設定にある詳細メニューでも、大量データへのアクセスと確認なしの削除を許可しておきましょう。この設定をしないと、自動化が途中で止まってしまいます。
iCloud Driveの同期も確認しておきましょう。システム設定のApple IDでiCloud Driveがちゃんとオンになっているか見てください。Shortcutsアプリ自体もiCloud同期をオンにすれば、他のデバイスでも同じショートカットが使えます。
フォルダ整理のショートカットはこうやって作る
ショートカットアプリを開いて新しいショートカットを作成します。「フォルダの内容を取得」アクションを追加して、整理したいフォルダを選択。次に「ファイルをフィルタ」アクションで条件を設定します。作成日が7日以上前のファイルだけを選ぶなら、作成日フィルタを追加すればいいんです。
最後に「ファイルを移動」アクションを入れて、フィルタリングされたファイルを指定フォルダに移動するよう設定します。ファイル名を日付形式に変更したい場合は、途中に「ファイル名を変更」アクションを追加してください。
一時ファイルを自動削除したいなら、フィルタでファイル名に.tmpや~$といった文字が含まれるものだけを見つけて、「ファイルを削除」アクションで処理します。削除は復元が難しいので、最初は別フォルダへの移動から始めるのがおすすめです。
毎日自動実行したいならAutomatorを使う必要がある
Shortcutsアプリは残念ながら時間ベースの自動実行に対応していません。毎晩11時に自動整理したい場合は、AutomatorやFolder Watcherといったアプリと連携する必要があります。
Automatorでフォルダアクションを作成し、監視するフォルダを指定してから、ショートカット実行コマンドを追加します。特定フォルダにファイルが追加されるたびに、自動で整理ショートカットが実行されるよう設定できます。
パスエラーが出たらFinderから直接フォルダをドラッグ
ショートカットでiCloudフォルダのパスが見つからないことがよくあります。パスを直接入力する代わりに、Finderから該当フォルダをショートカット編集画面にドラッグ＆ドロップしてください。こうすればパス認識の問題はほぼ解決します。
Mac ストレージ最適化機能がオンになっていると、ファイルが実際にはMacになくiCloudにだけある場合があります。こんなときは自動化がうまく動かないので、システム設定でこの機能を一時的にオフにしておくといいでしょう。
間違って削除しても30日以内なら復元できる
iCloud Driveで削除したファイルは「最近削除した項目」に30日間保管されます。iCloud.comにアクセスして最近削除した項目を確認すれば、うっかり消したファイルを復活させることができます。
それでも重要なファイルは自動削除の対象から外しておきましょう。プロジェクトフォルダや書類フォルダは自動化から除外して、ダウンロードや一時フォルダだけに自動整理を適用するのが安全です。
システムが管理するShortcutsフォルダなどには絶対に手を出さないでください。アプリが必要なときに自動で作るフォルダなので、勝手に削除するとエラーが起きる可能性があります。
ソウルでMacを使い始めて3年になりますが、最初はiCloudの仕組みがよくわからなくて、大事なファイルを消しちゃったこともありました。でも、この自動化を使い始めてから、フォルダがいつもきれいに保たれるようになって、仕事の効率もグッと上がりました。
ショートカットの自動化で繰り返し作業は減らして、重要な整理は手動でやるのが一番バランスの取れた方法です。Finderのスマートフォルダ機能も一緒に使えば、さらに効率的にファイル管理ができますよ。
試してみたくなったら、まずは簡単なダウンロードフォルダの整理から始めてみてください。慣れてきたら、もっと複雑な自動化にも挑戦できるようになります。