Makeっていう自動化ツールを使えば、いろんなアプリをつなげて面倒な作業を勝手にやってくれるようになる。実際、多くの会社が顧客対応から注文処理、経理作業、コンテンツ作成まで、あらゆる仕事の効率をグンと上げてるんだよね。
お客さんからの問い合わせを自動で処理する仕組み
Googleフォームでお客さんからの問い合わせを受け付けたら、Makeがリアルタイムで気づいて、問い合わせの種類ごとに担当者へ自動で知らせてくれる。技術的な質問なら開発チームのSlackに、返金の話ならカスタマーサポートのメールに、って感じで勝手に振り分けてくれるわけ。
条件分岐っていう機能を使うと、もっと細かく設定できる。件名に「緊急」とか「重要」って書いてあったら、普通のお知らせじゃなくてSMSですぐ連絡するようにできるんだ。さらにChatGPTとつなげれば、返信の下書きも自動で作ってくれて、Gmailからお客さんに合わせた返事を送ることもできる。
実際にこのシステムを作ってみたら、問い合わせの処理時間が平均2時間から30分に短縮できた。特に、よくある質問への返信テンプレートをAIが学習して提案してくれるから、担当者の負担がかなり減ったよ。
注文から在庫、経理まで全部つなげて自動化
Shopifyみたいなネットショップで注文が入ったら、Makeがそれを検知していろんなシステムを自動でつなげてくれる。まずAirtableの在庫管理システムと連携して在庫を自動で減らして、お客さんの情報はCRMに自動登録される。同時に経理チームにはSlackかメールで通知が行って、配送ラベルまで自動で作られてプリンターに送られる。
ここで大事なのはIteratorっていう繰り返し処理の機能。大量注文が来たときに、それぞれの商品の在庫を確認して処理する作業を自動で繰り返してくれる。もし在庫が足りない商品があったら、仕入れ担当に自動で発注依頼が行って、お客さんには配送予定日を知らせるメールが送られる。
あるネットショップでこのシステムを導入したら、注文処理のスピードが3倍になって、在庫管理のミスもほとんどなくなったらしい。手作業でやってたデータ入力の時間が減って、スタッフがもっと大事な仕事に集中できるようになったんだって。
AIを使ったコンテンツ自動化の流れ
RSSフィードやGoogleスプレッドシートに新しい記事やデータが入ったら、MakeがChatGPTと連携して自動で要約を作ってくれる。できた要約はNotionに自動保存されて、チームメンバーにSlackかメールで共有される。
条件フィルターを設定すれば、特定のキーワードが入ったコンテンツだけ処理するようにできる。マーケティングチームなら「デジタルマーケティング」「SEO」「ソーシャルメディア」みたいなキーワードが入った記事だけ自動で集めて要約するように設定してたりする。
こういう自動化システムを作ったら、情報収集と分析にかかってた時間が1日3時間から30分に減った。特に毎朝、前日の重要なニュースとトレンドをまとめたレポートが自動でできるから、チームミーティングの準備がめちゃくちゃ楽になったよ。
API連携ができないサービスも自動化する方法
公式APIがないサービスでも、Makeを使えば自動化できる。ウェブスクレイピング機能でサイトからデータを取り出したり、メールの内容を解析して情報を集めたりできるんだ。
たとえば、社員が領収書の写真をGoogle Driveにアップロードしたら、MakeがOCR機能で文字を読み取って、AIが経費の項目を自動で分類してくれる。整理されたデータはGoogleスプレッドシートに記録されて、月末には自動で経費報告書ができて経理チームに送られる。
Webhookを使えばもっといろんな自動化ができる。特定のフォルダにファイルがアップロードされたり、メールに特定の件名が含まれてたりしたら、Makeのシナリオが自動で動き出すように設定できる。こうやってAPIがない古いシステムも最新のツールとつなげられるんだ。
複雑なシナリオを作るときの実践的なコツ
Makeで複雑な自動化を作るときは、まず全体の流れを小さな部分に分けて考えるのが大事。それぞれのステップでどんな条件が必要か、どんなデータを次のステップに渡すか、はっきりさせておく必要がある。
ルーターとフィルターを組み合わせて使うと、もっと細かい自動化ができる。注文金額が5万円以上でVIP顧客の場合だけ特別な案内メールを送る、みたいな設定ができるんだ。AND/OR条件を使えばいくつもの条件を同時に適用できるし、Fallback経路を設定しておけば例外的な状況も処理できる。
エラー処理も必ず設定しておかないとダメ。API呼び出しが失敗したり、データの形式が合わなかったりしたときに、自動でリトライしたり担当者に通知したりするように設定しておけば、システムが止まらずに安定して動いてくれる。
リアルタイムログ記録機能を使えば、どんなデータがどう処理されたか追跡できる。問題が起きたときに原因をすぐ見つけて修正できるから、メンテナンスがずっと楽になる。
こんな感じでMakeを使えば、コーディングなしで複雑な業務自動化ができるようになる。最初は簡単なシナリオから始めて、だんだん複雑なワークフローに広げていくのがいいかも。ビジュアルビルダーのおかげで全体の流れが一目でわかるから、修正や改善も簡単にできるよ。