タグ一つで全ての作業環境を整理する方法
GTDの核心であるコンテキストをタグで置き換えることから始めました。@家、@オフィス、@電話のような場所タグと、2分、5分、30分といった時間タグを作成。
さらにエネルギーレベルを表すタグも追加しました。#集中必要、#ルーティン、#簡単作業といった具合です。午後の眠くなる時間帯には#簡単作業タグが付いたタスクだけを選んで処理できるようになりました。
優先度は#緊急、#今日中、#今週で区分。従来のGTDでは各項目が一つのカテゴリーにしか属さないけれど、タグなら複数同時に付けられるので、はるかに柔軟です。
実際に「取引先へのメール返信」という作業に#オフィス #5分 #今日中 #メールのタグを全部付けてみました。オフィスで5分以内に処理できる緊急の仕事を探すときに、すぐにこのタスクがフィルタリングされます。
プロジェクトフォルダなしで複雑な業務を管理するコツ
タググループ機能を活用すれば、プロジェクト管理も可能です。例えば「新製品ローンチ」関連の作業には全て#新製品ローンチタグを付け、さらに#企画、#デザイン、#マーケティングタグを追加で付けました。
Things 3のTodayリストとタグの組み合わせが特に強力です。朝、Todayに追加した作業の中から#2分タグが付いたものだけをフィルタリングすれば、短時間で処理できるタスクがすぐに出てきます。
週次レビューでもタグが大いに役立ちます。#週次レビュータグを付けた作業を一度に照会して進捗状況を確認。これだけで全体の把握が可能になりました。
繰り返し作業もタグで管理しています。毎週作成する報告書はThings 3の繰り返し機能と一緒に#定期業務 #報告書タグを付けておけば、いつでも定期業務だけを別途確認できます。
6ヶ月使って分かったタグ中心GTDの本当の利点
最大の変化は、業務分類に対するストレスが消えたことです。どのプロジェクトに入れるか、どのリストに置くか悩まない。関連するタグを複数付けるだけで終わりです。
状況が変わったときの対応も速い。在宅勤務に切り替わったとき、#オフィスタグが付いた作業のタグを#家に変えるだけで済みました。フォルダ構造だったら全体を再整理する必要があったでしょう。
検索とフィルタリングが本当に自由になりました。「家で電話で5分以内に処理できる緊急の仕事」のような複雑な条件も、タグの組み合わせですぐに見つけられます。
ただし、タグが多すぎると管理が難しくなることもあります。私は核心となるタグ20個程度だけを維持しています。コンテキスト5個、時間4個、エネルギー3個、優先度4個、プロジェクト別4個程度です。
タグだけでGTDを運営して気づいたのは、完璧なシステムより持続可能なシステムの方が重要だということ。Things 3のタグシステムはシンプルでありながら強力なので、継続して使えています。
もしあなたも複雑なフォルダ構造に疲れているなら、一度タグだけでの管理を試してみてはどうでしょうか。最初は慣れないかもしれませんが、一度軌道に乗れば、これまでにない柔軟性を体験できるはずです。